Wujudkan Paperless Office, Undana Luncurkan SIMANTAP Versi Terbaru untuk Digitalisasi Persuratan
KUPANG – Universitas Nusa Cendana (Undana) terus bertransformasi dalam penataan birokrasi digital dengan memperbaharui aplikasi Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan (SIMANTAP). Kegiatan yang dimotori oleh UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) ini digelar di Laboratorium Komputer ICT Undana, Rabu (13/5/2026).
Pembaruan sistem ini bertujuan untuk memperkuat tata naskah dinas berbasis elektronik, sekaligus menjadi langkah nyata universitas dalam mendukung kebijakan efisiensi penggunaan kertas (paperless) di lingkungan kampus.
Efisiensi Administrasi dan Penghematan Energi
Subkoordinator UPT TIK Undana, Yosua Albert Sir, ST., menjelaskan bahwa pengembangan SIMANTAP versi terbaru difokuskan pada penyederhanaan alur birokrasi surat-menyurat. Melalui sistem ini, seluruh proses mulai dari pembuatan surat dinas, penginputan data, disposisi, hingga distribusi dokumen dilakukan sepenuhnya secara digital.
“Versi terbaru ini dirancang untuk mempermudah proses administrasi, terutama yang berkaitan dengan penugasan. Selain lebih cepat, sistem ini merupakan instruksi langsung Rektor untuk mendukung penghematan penggunaan kertas dan efisiensi energi di lingkungan Undana,” ujar Yosua di sela-sela pendampingan teknis.
Pendekatan Praktik Langsung bagi Operator
Agar implementasi berjalan optimal, sosialisasi dilakukan dengan metode praktik langsung. Para peserta dari berbagai unit kerja diinstruksikan melakukan simulasi menggunakan perangkat laboratorium, mulai dari prosedur login, pengenalan dashboard baru, hingga mekanisme unggah dokumen elektronik.
Peserta juga dibekali kemampuan teknis terkait prosedur disposisi digital dan pelacakan dokumen secara daring (online tracking). Hal ini diharapkan dapat menciptakan sistem administrasi yang lebih transparan, akuntabel, dan terdokumentasi dengan baik tanpa risiko kehilangan dokumen fisik.
Komitmen Kampus Ramah Lingkungan
Digitalisasi tata naskah dinas ini merupakan bagian dari komitmen berkelanjutan Undana menuju ekosistem kampus yang ramah lingkungan (green campus). Dengan mengurangi ketergantungan pada media kertas, Undana berupaya menciptakan pola kerja modern yang lebih efektif dan berkelanjutan.
Melalui sosialisasi interaktif ini, UPT TIK berharap seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Nusa Cendana dapat segera mengimplementasikan SIMANTAP secara maksimal. Langkah ini diproyeksikan akan meningkatkan kualitas pelayanan publik internal dan memperkuat citra Undana sebagai institusi pendidikan yang adaptif terhadap perkembangan teknologi digital. (Ika)
Editor : Ollien Manggol – Foto : Aisah
Komentar